Folhas complementares
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Stan Lee disse certa vez que ”Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”.
Pode-se dizer que o trabalhador do departamento pessoal tem grande poder sobre os colaboradores para os quais efetua a folha de pagamento. Isto porque, trata diretamente com a situação financeira, da qual depende a qualidade de vida de toda a família do colaborador. Para tanto, precisa ter conhecimento legal e também estar bem amparado quando o assunto for o software que o auxilia na atividade.
Uma parte importante desse universo, e por que não dizer, um tanto complexa e detalhista, são as folhas de pagamento complementares.
E o que são as folhas complementares?
As folhas complementares são cálculos efetuados extemporaneamente e podem ter várias causas, porém, todas têm em comum um cálculo original com bases incorretas.
As causas mais comuns são:
• Acordo/convenção/dissídio coletivo em atraso;
• Reclamatórias trabalhistas;
• Complementação voluntária de valores desconhecidos anteriormente.
Os cálculos complementares podem alcançar as folhas normais, férias, 13° ou rescisão. Para cada um destes tipos é necessário atentar a uma série de regras advindas da legislação pertinente, assim como de manuais de arquivos magnéticos, como o da GFIP, por exemplo.
Reza o Art. 108 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, que sobre os valores pagos em razão de acordos, convenções e dissídios coletivos de trabalho, quando implicarem reajuste salarial, incide a contribuição previdenciária e contribuições devidas a outras entidades ou fundos.
Nesta situação, os fatos geradores das contribuições deverão:
• Ser informados na GFIP do mês da celebração da convenção, do acordo ou do trânsito em julgado da sentença que decidir o dissídio, em código de recolhimento específico;
• Constar em folha de pagamento distinta, na qual fique identificado o valor da diferença de remuneração de cada mês.
As contribuições decorrentes dos pagamentos retroativos deverão ser recolhidas até o dia 20 do mês seguinte ao da competência da celebração da convenção, do acordo ou do trânsito em julgado da sentença que decidir o dissídio, ou no dia útil imediatamente anterior, caso não haja expediente bancário no dia 20.
É válido observar que, mesmo que o acordo/convenção/dissídio disponha que as diferenças salariais podem ser pagas em mais de uma parcela aos empregados, o vencimento das contribuições previdenciárias continua sendo até o dia 20 do mês seguinte ao da competência que foi expedido o acordo/convenção/dissídio e em parcela única. Observado este prazo, não incidirão juros ou multas.
Deve-se observar que a contribuição previdenciária do segurado será calculada mês a mês, considerando-se os valores originalmente pagos em cada competência, observada a alíquota e o limite máximo do salário-de-contribuição.
Já para o IRRF, o imposto será retido por ocasião de cada pagamento e se no mês houver mais de um pagamento, a qualquer título, pela mesma fonte pagadora, aplicar-se-á a alíquota correspondente à soma dos rendimentos pagos, compensando-se o imposto anteriormente retido no próprio mês (Decreto 3.000/99, Art. 620). Ou seja, a cada cálculo de mesma natureza – aqui considera-se a folha normal e a folha normal complementar, como sendo de mesma natureza – o cálculo do IRRF deverá ser refeito.
É relevante salientar que, nos casos onde houver aumentos a título de antecipação salarial, a empresa poderá descontar do aumento determinado por acordo/convenção/dissídio, o percentual já garantido espontaneamente no curso dos 12 meses anteriores.
Por exemplo: a empresa concedeu 5% em julho, que é o mês da data-base. Em setembro é firmada a convenção coletiva, que estabelece um aumento salarial de 8%. Ela é obrigada a complementar apenas 3%, pois 5% já foram concedidos antecipadamente.
Exemplo:
Salário do empregado em julho/2014: R$ 3.000,00 (já considerada a antecipação de 5%)
Valor do salário com o aumento de 3%: R$ 3.090,00
Base de cálculo do INSS em julho/2014: R$ 3.720,90
INSS retido em julho/2014 = R$ 409,29
Data do pagamento da folha normal complementar: 06/10/2014.
Não foram apuradas diferenças de periculosidade, pois a base de cálculo utilizada, a título de exemplo, foi o salário mínimo.
Abaixo está o cálculo detalhado do FGTS, INSS e IRRF:
FGTS: apenas apura-se a diferença na base de cálculo e aplica-se a alíquota de 8%.
Base de cálculo: (90,00 + 12,27 + 1,82) = 104,09
Diferença apurada: (104,09 x 8%) = 8,32
INSS: apura-se a diferença e calcula-se o valor retido, considerando os valores originalmente pagos na competência julho/2014.
Total da base de cálculo: (3.720,90 + 104,09) = 3.824,99
Aplicação da alíquota, considerando a faixa da tabela de INSS: (3.824,99 x 11%) = 420,74
Diferença apurada: (420,74 – 409,29) = 11,45
IRRF: o imposto é retido por ocasião de cada pagamento, então deve-se considerar os pagamentos já efetuados no mês. No exemplo citado já houve pagamento da folha normal (de mesma natureza) no mês de setembro/2014, conforme abaixo:
Então, para o cálculo do IRRF deve-se proceder da seguinte forma:
Total da base de cálculo: (3.217,20 + 104,09) = 3.321,29
Dedução de INSS: (353,89 + 11,45) = 365,34
Dedução de 01 dependente: 179,71
Base de cálculo depois das deduções: (3.321,29 – 365,34 – 179,71) = 2.776,24
Aplicação da alíquota e diminuição da dedução da tabela de IRRF: [(2.776,24 x 15%) – 335,03] = 81,41
Diminuição do valor do IRRF já retido na primeira apuração de outubro: (81,40 – 67,51) = 13,90
Reclamatórias trabalhistas
Para os casos de Reclamatórias Trabalhistas, há tratamentos específicos para as contribuições previdenciárias, regulamentados a partir do Art. 101 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009.
Serão adotadas como bases de cálculo:
• Quanto às remunerações objeto da condenação, os valores das parcelas remuneratórias consignados nos cálculos homologados de liquidação de sentença;
• Quanto às remunerações objeto de acordo, os valores das parcelas discriminadas como remuneratórias em acordo homologado ou, inexistindo estes, o valor total consignado nos cálculos ou estabelecido no acordo;
• Quanto ao vínculo empregatício reconhecido, obedecida a seguinte ordem:
• Os valores mensais de remuneração do empregado, quando conhecidos;
• Os valores mensais de remuneração pagos contemporaneamente a outro empregado de categoria ou função equivalente ou semelhante;
• O valor do piso salarial, legal ou normativo de sua categoria profissional, vigente à época;
• Quando inexistente outro critério, o valor do salário mínimo vigente à época.
As contribuições sociais a cargo do segurado empregado serão apuradas da seguinte forma:
• As remunerações objeto da reclamatória trabalhista serão somadas ao salário de contribuição recebido à época, em cada competência;
• Com base no total obtido, será fixada a alíquota e calculada a contribuição, respeitado o limite máximo do salário-de-contribuição vigente em cada competência abrangida;
• A contribuição a cargo do segurado já retida anteriormente será deduzida do valor apurado até o limite do teto máximo do salário de contribuição.
Quando, nos cálculos de liquidação de sentença ou nos termos do acordo, a base de cálculo das contribuições sociais não estiver relacionada, mês a mês, ao período específico da prestação de serviços geradora daquela remuneração, as parcelas remuneratórias serão rateadas, dividindo-se seu valor pelo número de meses do período indicado na sentença ou no acordo, ou, na falta desta indicação, do período indicado pelo reclamante na inicial.
Na hipótese de não reconhecimento de vínculo, e quando não fizer parte da sentença condenatória ou do acordo homologado a indicação do período de prestação dos serviços aos quais se refere o valor pactuado, será adotada a competência referente, respectivamente, à data da sentença ou da homologação do acordo, ou à data do pagamento, se este anteceder aquelas.
Serão adotadas as alíquotas, limites de salário-de-contribuição, atualização monetária, taxas de juros de mora e valores de multas vigentes à época das competências apuradas.
Os fatos geradores de contribuições sociais deverão ser informados em GFIP e as contribuições deverão ser recolhidas em GPS, com código de pagamento específico para esse fim.
O recolhimento das contribuições sociais devidas deve ser efetuado no mesmo prazo em que devem ser pagos os créditos encontrados em liquidação de sentença ou em acordo homologado, sendo que nesse último caso o recolhimento será feito em tantas parcelas quantas as previstas no acordo, nas mesmas datas em que sejam exigíveis e proporcionalmente a cada uma delas.
Caso não haja prazo indicado, o recolhimento das contribuições sociais devidas deverá ser efetuado até o dia 20 do mês seguinte ao da liquidação da sentença ou da homologação do acordo ou de cada parcela prevista no acordo, ou no dia útil anterior.
Comissão de Conciliação Prévia
A Comissão de Conciliação Prévia, conforme o Art. 108 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, é aquela instituída no âmbito da empresa ou do sindicato representativo da categoria, podendo ser constituída por grupos de empresas ou ter caráter intersindical, com o objetivo de promover a conciliação preventiva do ajuizamento de demandas de natureza trabalhista.
Caso haja conciliação resultante da mediação pela Comissão de Conciliação Prévia, deverão ser recolhidas as contribuições incidentes sobre as remunerações, cujo pagamento seja estipulado, bem como sobre os períodos de prestação de serviços em relação aos quais se reconheça o vínculo empregatício, observado o seguinte:
• O recolhimento será efetuado utilizando-se código de pagamento específico;
• As contribuições serão apuradas pelos mesmos critérios previstos para os acordos celebrados entre as partes em reclamatórias trabalhistas, bem como os fatos geradores que lhes deram causa deverão ser declarados em GFIP.
Complementação voluntária de valores
A elaboração da GFIP, referente à complementação voluntária de valores desconhecidos anteriormente, deve ser feita no mesmo código efetuado para as folhas normais, utilizando-se a opção do recolhimento e declaração complementar para o FGTS, que nada mais é do que o valor da diferença de remuneração dos trabalhadores, sobre a qual não houve recolhimento e/ou declaração anterior. Mais detalhes podem ser encontrados a partir da p. 20 do Manual da GFIP.
Como fazer a GFIP no código 650?
A elaboração da GFIP, com informações relativas Reclamatória Trabalhista, com ou sem reconhecimento de vínculo, Acordo, Dissídio, Convenção Coletiva e Comissão de Conciliação Prévia, deve ser efetuada nos códigos 650 (Previdência e/ou FGTS) e 660 (FGTS).
Conforme Zenaide de Carvalho (zenaide.com.br), para preparar a GFIP, deve-se abrir o movimento com o mês de competência em que saiu o acordo, dissídio ou convenção e utilizar o código de recolhimento 650, incluindo-se todos os trabalhadores na modalidade ‘branco’.
Como as GFIPs feitas sob o código 650 não calculam a contribuição descontada, deve-se preencher o campo ”Valor Descontado do Segurado” com o valor total dos descontos somados.
Ainda no caso das GFIPs feitas sob o código 650, os campos de ”Informações Complementares” devem ser preenchidos com os dados de Vara, Processo, período de início e período de fim, além do ano do acordo. Essas informações detalhadas devem ser buscadas no Manual da GFIP a partir da página 125.
O conhecimento deste conteúdo fornecerá segurança para que os trabalhadores do departamento pessoal possam executar as atividades com a responsabilidade que lhes é imputada.
Jeane Erthal – Gerente de Produto JB Software – Bacharel em Ciências Contábeis e Especialista em Gestão de Pessoas
Publicado na JB Info Edição nº 3 de outubro/2014 e Portal Contábil SC em 17/02/2015.